Ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento al Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, "GDPR"), Egomnia S.p.A., con sede legale in via dei Fienaroli 36, Roma, (di seguito, la "Società" o il "Titolare del trattamento"), in qualità di titolare del trattamento, La informa in merito al trattamento dei Suoi dati personali effettuato nel contesto dell'utilizzo del sistema di intelligenza artificiale denominato Emma-LLM (di seguito, anche il "Sistema") e dei servizi correlati (i "Servizi").
La presente informativa si applica a tutti gli utenti che accedono al Sistema, sia in modalità non registrata ("Utenti non registrati") sia mediante la creazione di un account personale ("Utenti registrati").
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TIPOLOGIE DI DATI PERSONALI TRATTATI
Utenti non registrati
Gli Utenti non registrati possono accedere ad alcune funzionalità del Sistema senza creare un account; per interagire con Emma-LLM, invece, devono registrarsi.
In ogni caso, in relazione a questa tipologia di Utenti, la Società tratta:
Dati di utilizzo e tecnici, raccolti automaticamente durante l'interazione con il Sistema (a titolo esemplificativo: indirizzo IP, data e ora di accesso, tipo di browser/dispositivo, sistema operativo, log di sistema), compresa la scelta espressa sul banner dei cookie;
I contenuti (testo, ed eventuali altri formati) inseriti dall'utente nelle richieste rivolte al Sistema ("Prompt") e le risposte generate dal Sistema ("Output").
Utenti registrati
Con l'account gratuito gli Utenti registrati possono aprire fino a 4 nuove chat al giorno, ciascuna con un massimo di 4 messaggi; per gli Utenti con abbonamento attivo non è previsto alcun limite. Gli Utenti registrati possono anche visualizzare e riaprire le proprie conversazioni precedenti. Per creare un account personale, l'Utente deve fornire i seguenti dati:
Nome;
Cognome;
Indirizzo e-mail.
Alla registrazione sono richiesti anche la data di nascita, per verificare la maggiore età, e, per gli account aziendali, telefono, ruolo del referente, ragione sociale, partita IVA, sede legale e codice univoco o PEC.
Se scegli di registrarti tramite Google, acquisiamo da Google i dati identificativi del profilo (nome, cognome e indirizzo e-mail). Per completare una nuova registrazione ti chiediamo di inserire la data di nascita insieme alla password Emma. La data è usata per verificare che tu abbia almeno 18 anni e viene salvata nel tuo profilo. Per completare la registrazione devi indicare una data valida e avere almeno 18 anni.
A tali dati si aggiungono, in caso di utilizzo del Sistema:
- i Prompt inseriti e gli Output generati;
- i dati di utilizzo e tecnici indicati al par. 1.1;
- in caso di acquisto di crediti o di abbonamento, i dati del pagamento (importo, data e identificativo PayPal della transazione) e i dati di fatturazione: per gli account aziendali ragione sociale, partita IVA, sede legale e codice univoco o PEC; per gli Utenti privati che richiedono la fattura, codice fiscale e indirizzo di residenza;
- in caso di abbonamento attivo, l'indirizzo e-mail per inviare l'e-mail di conferma dell'iscrizione alla newsletter del Progetto Talia (double opt-in) e, solo dopo la conferma, nome e cognome per l'invio della newsletter.
I dati della carta o del conto PayPal utilizzati per il pagamento sono trattati esclusivamente da PayPal.
Categorie particolari di dati
Si invitano gli utenti a non inserire nei Prompt dati personali relativi a terzi né categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati relativi a condanne penali (art. 10 GDPR) non strettamente necessari, salvo quanto indicato al successivo par. 1.4.
Trattamento di categorie particolari di dati eventualmente inserite volontariamente dall'utente
Il Titolare del trattamento non richiede né sollecita agli utenti l'inserimento, nei Prompt, di categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR (a titolo esemplificativo: dati relativi alla salute, all'orientamento sessuale, alle opinioni politiche, religiose o filosofiche, all'origine razziale o etnica) né di dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR.
Laddove ciò dovesse avvenire, questo inserimento costituirebbe una violazione dei Termini e Condizioni del Servizio e il Titolare del trattamento si riserva la facoltà di adottare tutte le azioni possibili, fino a giungere anche alla sospensione dell’account o a rendere indisponibile il Sistema per gli autori di queste attività.
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Erogazione del Servizio ed elaborazione delle risposte
I dati personali forniti dall'utente (dati di account, per gli Utenti registrati, e Prompt) sono trattati per consentire il funzionamento del Sistema e la generazione degli Output richiesti, nonché per la gestione dell'account, ove presente.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso), a seguito dell’accettazione di Termini di Servizio anche in assenza di registrazione.
Il conferimento dei dati indicati al par. 1.2 (nome, cognome, e-mail) è necessario per la creazione dell'account: il mancato conferimento comporta l'impossibilità di registrarsi e di utilizzare le funzionalità riservate agli Utenti registrati.
Miglioramento e addestramento del Sistema
I dati derivanti dalle interazioni tra utenti e Sistema (Prompt e Output) potrebbero essere utilizzati, in futuro, per finalità di miglioramento, ottimizzazione e addestramento (training) dei modelli di intelligenza artificiale sottostanti al Sistema.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse del Titolare del trattamento a mantenere, sviluppare e migliorare il Sistema). Il Titolare ha effettuato una valutazione di bilanciamento degli interessi (Legitimate Interest Assessment – "LIA") ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, all'esito della quale è stato ritenuto che sul legittimo interesse perseguito non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.
Non sono utilizzati per tale finalità i Prompt e gli Output inviati tramite le API del Sistema né quelli degli Utenti con abbonamento attivo.
L'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento a tale trattamento per motivi connessi alla propria situazione particolare, secondo quanto indicato al par. 7 della presente informativa. L'Utente registrato può opporsi anche dal proprio profilo, con l'opzione «Non usare le mie chat per migliorare Emma», che vale anche per le conversazioni già salvate.
Gestione dei pagamenti e fatturazione
I dati di pagamento e di fatturazione indicati al par. 1.2 sono trattati per gestire gli acquisti di crediti e gli abbonamenti, per emettere la fattura, quando prevista, e per adempiere agli obblighi contabili e fiscali.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte) e art. 6, par. 1, lett. c) GDPR (adempimento degli obblighi contabili e fiscali).
Newsletter del Progetto Talia
Gli Utenti con abbonamento attivo possono ricevere ogni lunedì la newsletter del Progetto Talia. All'attivazione dell'abbonamento l'Utente riceve un'e-mail di conferma: l'iscrizione avviene solo dopo la conferma, è revocabile in ogni momento dal link presente in ciascuna newsletter e, se è avvenuta tramite l'abbonamento, viene revocata alla fine dello stesso.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a) GDPR (consenso dell'interessato).
Altre finalità
Obblighi di legge
I dati personali potranno essere trattati per adempiere a obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa dell'Unione europea o da un ordine dell'autorità.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziale
I dati personali potranno essere trattati per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto del Titolare in sede giudiziale.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati indicati al par. 1.2 è necessario per la creazione dell'account e l'accesso alle relative funzionalità; il mancato conferimento rende impossibile la registrazione.
Il conferimento dei Prompt è rimesso alla libera scelta dell'utente ed è necessario esclusivamente per ottenere l'Output corrispondente.
La conferma dell'iscrizione alla newsletter del Progetto Talia è facoltativa: in mancanza l'Utente non riceve la newsletter, senza alcuna conseguenza sull'abbonamento.
DESTINATARI DEI DATI
I tuoi dati personali saranno accessibili solo al personale specificatamente autorizzato che agisce sotto l’autorità del Titolare del trattamento, debitamente istruito al trattamento dei dati, con particolare riguardo alla tutela dei tuoi diritti e ai nostri standard di sicurezza.
I dati saranno inoltre condivisi con i fornitori della Società coinvolti in vari modi nella fornitura e nel funzionamento dell’APP, in qualità di responsabili del trattamento, in conformità con le istruzioni e le misure di sicurezza stabilite da Egomnia.
Per l'invio dell'e-mail di conferma e della newsletter del Progetto Talia, l'indirizzo e-mail e, dopo la conferma, nome e cognome sono trattati da The Rocket Science Group LLC (Mailchimp), società del gruppo Intuit Inc., in qualità di responsabile del trattamento.
Infine, i tuoi dati potranno essere comunicati a terzi per adempiere a obblighi di legge e/o a richieste formulate dalle autorità competenti.
TRASFERIMENTO DEI DATI ALL'ESTERO
I dati saranno trattati e conservati nel territorio dell’Unione europea, salvo quanto indicato di seguito per la newsletter del Progetto Talia.
Ai fini della fornitura dei Servizi, laddove si dovesse verificare la necessità che i dati personali vengano trasferiti anche a responsabili del trattamento con sede al di fuori del territorio dell’Unione europea, tali trasferimenti si baseranno sui meccanismi di trasferimento dei dati potenzialmente applicabili tra quelli previsti dal GDPR.
Tali disposizioni garantiscono che i dati dell’utente siano soggetti a standard di protezione e garanzie di sicurezza equivalenti a quelli previsti all’interno dello Spazio economico europeo (SEE).
I dati per la newsletter del Progetto Talia sono trasferiti negli Stati Uniti a Mailchimp, che aderisce all'EU-U.S. Data Privacy Framework nell'ambito della certificazione di Intuit Inc.; in subordine, il trasferimento è regolato dalle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Utenti registrati
I dati personali degli Utenti registrati (dati di account e dati connessi all'utilizzo del Sistema) sono conservati:
fino alla disattivazione dell'account da parte dell'utente; oppure, se antecedente;
fino al decorso di due (2) anni dall'ultimo accesso effettuato dall'utente al Sistema.
Alla cancellazione dell'account i dati dell'account sono eliminati; le conversazioni e i relativi controlli di sicurezza, separati dall'account, sono conservati fino a dodici (12) mesi dalla loro creazione e poi eliminati.
Sono fatti salvi termini di conservazione più lunghi eventualmente imposti da obblighi di legge o necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziale.
Dati di pagamento e fatturazione
I dati relativi ai pagamenti e alla fatturazione sono conservati per dieci (10) anni, come previsto dall'art. 2220 del codice civile, anche dopo la disattivazione o la cancellazione dell'account.
Newsletter del Progetto Talia
I dati per la newsletter sono conservati fino alla revoca dell'iscrizione da parte dell'Utente o alla fine dell'abbonamento. Dopo la revoca l'indirizzo e-mail resta registrato come disiscritto al solo fine di garantire che non riceva più la newsletter.
Utenti non registrati
I Prompt, gli Output e i dati di utilizzo e tecnici degli Utenti non registrati sono conservati per un massimo di dodici (12) mesi dalla loro creazione, pari alla durata massima dei cookie tecnici di sessione, e poi eliminati. Della scelta espressa sul banner dei cookie resta registrata la sola scelta con la sua data, senza identificativo di sessione né tipo di browser.
Dati per miglioramento del Sistema
I Prompt e gli Output sono utilizzati per il miglioramento del Sistema ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR per un periodo massimo di sei (6) mesi dalla loro creazione: trascorso tale termine non sono più utilizzati a tal fine e restano conservati solo nei limiti indicati per i dati dell'account. I test effettuati sulla pagina Emma-Guardrails con il consenso al miglioramento sono eliminati dopo sei (6) mesi.
Registro degli accessi
Le consultazioni dei dati personali da parte del personale autorizzato sono registrate, a fini di sicurezza e di controllo, e la registrazione è conservata per ventiquattro (24) mesi.
DIRITTI DELL'INTERESSATO
In qualità di interessato, Le sono riconosciuti i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, e in particolare:
Accesso (art. 15 GDPR): diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso a tali dati e alle informazioni indicate dalla norma;
Rettifica (art. 16 GDPR): diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
Cancellazione (art. 17 GDPR): diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali, nei casi previsti dalla norma;
Limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
Portabilità dei dati (art. 20 GDPR): diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali forniti al Titolare e di trasmetterli a un altro titolare, ove tecnicamente possibile;
Opposizione (art. 21 GDPR): diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla situazione particolare dell'interessato, al trattamento basato sul legittimo interesse del Titolare (cfr. par. 2.2);
Revoca del consenso (art. 7, par. 3 GDPR): diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, ad esempio all'iscrizione alla newsletter del Progetto Talia, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
Reclamo: diritto di presentare reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), fatta salva ogni altra tutela in sede amministrativa o giurisdizionale.
Per l'esercizio dei diritti sopra indicati, è possibile contattare il Titolare del trattamento ai seguenti recapiti:
Egomnia S.p.A.
www.egomnia.com
via dei Fienaroli, 36
00153 Roma (RM)
P.IVA 11790971003
economato@pec.egomnia.com
+39 06 5654743