Ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento al Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, "GDPR"), Egomnia S.p.A., con sede legale in via dei Fienaroli 36, Roma, (di seguito, la "Società" o il "Titolare del trattamento"), in qualità di titolare del trattamento, La informa in merito al trattamento dei Suoi dati personali effettuato nel contesto dell'utilizzo del sistema di intelligenza artificiale denominato Emma-LLM (di seguito, anche il "Sistema") e dei servizi correlati (i "Servizi").
La presente informativa si applica a tutti gli utenti che accedono al Sistema, sia in modalità non registrata ("Utenti non registrati") sia mediante la creazione di un account personale ("Utenti registrati").
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TIPOLOGIE DI DATI PERSONALI TRATTATI
Utenti non registrati
Gli Utenti non registrati possono accedere ad alcune funzionalità del Sistema senza creare un account. In tal caso, il numero di interazioni con Emma-LLM sarà limitato a massimo 7 chat per conversazione.
In ogni caso, in relazione a questa tipologia di Utenti, la Società tratta:
Dati di utilizzo e tecnici, raccolti automaticamente durante l'interazione con il Sistema (a titolo esemplificativo: indirizzo IP, data e ora di accesso, tipo di browser/dispositivo, sistema operativo, log di sistema);
I contenuti (testo, ed eventuali altri formati) inseriti dall'utente nelle richieste rivolte al Sistema ("Prompt") e le risposte generate dal Sistema ("Output").
Utenti registrati
La categoria di Utenti registrati può beneficiare di limiti di utilizzo del sistema ben più ampi rispetto a quelli offerti agli Utenti non registrati. Il limite massimo di chat è pari a 20 e gli Utenti registrati possono anche visualizzare e riaprire le proprie conversazioni precedenti. Per creare un account personale, l'Utente deve fornire i seguenti dati:
Nome;
Cognome;
Indirizzo e-mail.
A tali dati si aggiungono, in caso di utilizzo del Sistema:
- i Prompt inseriti e gli Output generati;
- i dati di utilizzo e tecnici indicati al par. 1.1.
Categorie particolari di dati
Si invitano gli utenti a non inserire nei Prompt dati personali relativi a terzi né categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati relativi a condanne penali (art. 10 GDPR) non strettamente necessari, salvo quanto indicato al successivo par. 1.4.
Trattamento di categorie particolari di dati eventualmente inserite volontariamente dall'utente
Il Titolare del trattamento non richiede né sollecita agli utenti l'inserimento, nei Prompt, di categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR (a titolo esemplificativo: dati relativi alla salute, all'orientamento sessuale, alle opinioni politiche, religiose o filosofiche, all'origine razziale o etnica) né di dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR.
Laddove ciò dovesse avvenire, questo inserimento costituirebbe una violazione dei Termini e Condizioni del Servizio e il Titolare del trattamento si riserva la facoltà di adottare tutte le azioni possibili, fino a giungere anche alla sospensione dell’account o a rendere indisponibile il Sistema per gli autori di queste attività.
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Erogazione del Servizio ed elaborazione delle risposte
I dati personali forniti dall'utente (dati di account, per gli Utenti registrati, e Prompt) sono trattati per consentire il funzionamento del Sistema e la generazione degli Output richiesti, nonché per la gestione dell'account, ove presente.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso), a seguito dell’accettazione di Termini di Servizio anche in assenza di registrazione.
Il conferimento dei dati indicati al par. 1.2 (nome, cognome, e-mail) è necessario per la creazione dell'account: il mancato conferimento comporta l'impossibilità di registrarsi e di utilizzare le funzionalità riservate agli Utenti registrati.
Miglioramento e addestramento del Sistema
I dati derivanti dalle interazioni tra utenti e Sistema (Prompt e Output) potrebbero essere utilizzati, in futuro, per finalità di miglioramento, ottimizzazione e addestramento (training) dei modelli di intelligenza artificiale sottostanti al Sistema.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse del Titolare del trattamento a mantenere, sviluppare e migliorare il Sistema). Il Titolare ha effettuato una valutazione di bilanciamento degli interessi (Legitimate Interest Assessment – "LIA") ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, all'esito della quale è stato ritenuto che il legittimo interesse perseguito non risulti prevalente sugli interessi o sui diritti e libertà fondamentali degli interessati.
L'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento a tale trattamento per motivi connessi alla propria situazione particolare, secondo quanto indicato al par. 7 della presente informativa.
Altre finalità
Obblighi di legge
I dati personali potranno essere trattati per adempiere a obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa dell'Unione europea o da un ordine dell'autorità.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziale
I dati personali potranno essere trattati per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto del Titolare in sede giudiziale.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati indicati al par. 1.2 è necessario per la creazione dell'account e l'accesso alle relative funzionalità; il mancato conferimento rende impossibile la registrazione.
Il conferimento dei Prompt è rimesso alla libera scelta dell'utente ed è necessario esclusivamente per ottenere l'Output corrispondente.
DESTINATARI DEI DATI
I tuoi dati personali saranno accessibili solo al personale specificatamente autorizzato che agisce sotto l’autorità del Titolare del trattamento, debitamente istruito al trattamento dei dati, con particolare riguardo alla tutela dei tuoi diritti e ai nostri standard di sicurezza.
I dati saranno inoltre condivisi con i fornitori della Società coinvolti in vari modi nella fornitura e nel funzionamento dell’APP, in qualità di responsabili del trattamento, in conformità con le istruzioni e le misure di sicurezza stabilite da Egomnia.
Infine, i tuoi dati potranno essere comunicati a terzi per adempiere a obblighi di legge e/o a richieste formulate dalle autorità competenti.
TRASFERIMENTO DEI DATI ALL'ESTERO
I dati saranno trattati e conservati nel territorio dell’Unione europea.
Ai fini della fornitura dei Servizi, laddove si dovesse verificare la necessità che i dati personali vengano trasferiti anche a responsabili del trattamento con sede al di fuori del territorio dell’Unione europea, tali trasferimenti si baseranno sui meccanismi di trasferimento dei dati potenzialmente applicabili tra quelli previsti dal GDPR.
Tali disposizioni garantiscono che i dati dell’utente siano soggetti a standard di protezione e garanzie di sicurezza equivalenti a quelli previsti all’interno dello Spazio economico europeo (SEE).
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Utenti registrati
I dati personali degli Utenti registrati (dati di account e dati connessi all'utilizzo del Sistema) sono conservati:
fino alla disattivazione dell'account da parte dell'utente; oppure, se antecedente;
fino al decorso di due (2) anni dall'ultimo accesso effettuato dall'utente al Sistema.
Sono fatti salvi termini di conservazione più lunghi eventualmente imposti da obblighi di legge o necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziale.
Utenti non registrati
I dati di utilizzo e tecnici, raccolti automaticamente durante l'interazione con il Sistema, sono legati alla durata dei cookie tecnici di sessione che di norma hanno una durata massima di 1 anno;
Dati per miglioramento del Sistema
I dati trattati ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, saranno conservati per un periodo massimo di 6 mesi dal momento della creazione del contenuto.
DIRITTI DELL'INTERESSATO
In qualità di interessato, Le sono riconosciuti i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, e in particolare:
Accesso (art. 15 GDPR): diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso a tali dati e alle informazioni indicate dalla norma;
Rettifica (art. 16 GDPR): diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
Cancellazione (art. 17 GDPR): diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali, nei casi previsti dalla norma;
Limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
Portabilità dei dati (art. 20 GDPR): diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali forniti al Titolare e di trasmetterli a un altro titolare, ove tecnicamente possibile;
Opposizione (art. 21 GDPR): diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla situazione particolare dell'interessato, al trattamento basato sul legittimo interesse del Titolare (cfr. par. 2.2);
Reclamo: diritto di presentare reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), fatta salva ogni altra tutela in sede amministrativa o giurisdizionale.
Per l'esercizio dei diritti sopra indicati, è possibile contattare il Titolare del trattamento ai seguenti recapiti:
Egomnia S.p.A.
www.egomnia.com
via dei Fienaroli, 36
00153 Roma (RM)
P.IVA 11790971003
economato@pec.egomnia.com
+39 06 5654743
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